Lo que frena a las empresas de papel y boli con la IA no es el dinero

Hay muchas empresas en España que funcionan con una libreta, un talonario de albaranes y una persona que se sabe de memoria qué pidió cada cliente el mes pasado. No es atraso ni descuido. Es un sistema que ha funcionado durante años y que nadie ha tenido motivos de peso para cambiar.

Cuando un negocio así se plantea la inteligencia artificial, es fácil pensar que lo que lo frena es el precio. Los datos oficiales apuntan a otro sitio.

En una frase: según la encuesta del INE recogida por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) con datos de 2025, el principal motivo por el que las empresas españolas que se plantearon usar IA no lo hicieron es la falta de conocimientos (82,4 %). El coste aparece en quinto lugar (47,4 %).

Qué dicen los datos

Estos son los motivos que dan las empresas de 10 o más personas empleadas que alguna vez consideraron usar IA y no llegaron a hacerlo. Cada empresa podía señalar varios.

Fuente: ONTSI, Indicadores de uso de inteligencia artificial en España, edición 2026, a partir de la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas del INE (datos de 2025).

Dos matices para leer bien la tabla.

El primero: es un grupo pequeño. Entre las empresas de 10 o más personas empleadas que no usan IA, solo el 11,1 % se lo ha planteado alguna vez. Antes de cualquier freno de la lista hay otro más silencioso: la mayoría ni siquiera ha llegado a hacerse la pregunta.

El segundo: el orden se mantiene cuando cambia la base. Eurostat, que calcula los motivos sobre el total de empresas españolas de 10 o más personas empleadas que no usan IA, obtiene la misma clasificación: falta de experiencia (9,1 %), protección de datos (5,9 %), dudas legales (5,7 %), calidad de los datos (5,3 %) y, por último, costes (5,2 %). Dos formas distintas de medir llegan a la misma conclusión.

Además, el ONTSI señala que la falta de conocimientos es el primer freno en todos los tamaños de empresa, microempresas incluidas.

Por qué esto pesa más en una empresa de papel y boli

No existe una estadística oficial de «empresas que trabajan en papel», así que conviene ser prudentes. Pero hay indicadores que se le acercan bastante.

• Tamaño. Usa IA el 57,5 % de las grandes empresas, el 30,2 % de las medianas, el 17,4 % de las pequeñas y el 12,8 % de las microempresas (menos de 10 personas empleadas).
• Sector. En construcción (11,4 %), servicios de comidas y bebidas (13,3 %), venta y reparación de vehículos de motor (14,2 %) y transporte y almacenamiento (14,9 %), menos de una de cada seis empresas de 10 o más personas empleadas usa IA.
• Personas. Solo el 1,7 % de las microempresas tiene en plantilla algún especialista en tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Con especialistas en IA, el dato baja al 0,1 %.

Este último punto explica mucho. En la mayoría de los negocios pequeños no hay nadie cuyo trabajo sea entender estas herramientas. La «falta de conocimientos» no es falta de capacidad: es que el conocimiento, cuando lo hay, depende de que el dueño encuentre tiempo para buscarlo entre pedido y pedido.

Los cinco frenos, uno a uno

1. «No sé por dónde empezar»

Lo que hay detrás. No suele faltar inteligencia ni ganas. Falta una pregunta concreta. «Usar IA» es demasiado amplio para tomar una decisión un martes por la tarde.

Lo que sí lo resuelve. Hacer la pregunta más pequeña. No «¿cómo aplico la IA a mi empresa?», sino «¿qué dato copiamos a mano dos veces cada semana?». Una pregunta así se puede responder, probar y medir.

Lo que no lo resuelve. Un curso genérico de herramientas antes de saber para qué las quieres. Aprenderás funciones que olvidarás en quince días, porque no tendrán dónde aplicarse.

2. «No quiero meter los datos de mis clientes en cualquier sitio»

Lo que hay detrás. Un miedo sensato. Quien ha cuidado durante años la relación con sus clientes no quiere poner su información en manos desconocidas.

Lo que sí lo resuelve. Distinguir entre usar una herramienta de IA a título personal y usarla como empresa. Cuando un proveedor trata datos personales por cuenta de tu negocio, el Reglamento general de protección de datos (artículo 28) exige que ese tratamiento se rija por un contrato u otro acto jurídico. En la práctica, eso significa usar cuentas de empresa, leer las condiciones y, mientras tanto, empezar por tareas que no necesitan datos personales, como ordenar un catálogo o preparar un borrador de presupuesto tipo.

Lo que no lo resuelve. Prohibirlo y mirar hacia otro lado. Más de la mitad de las personas que usan internet en España (55,2 %) ya utiliza IA generativa, la gran mayoría con herramientas gratuitas. Es razonable pensar que alguien de tu equipo ya la ha probado. Mejor decidir cómo se usa que suponer que no se usa.

3. «No sé si es legal»

Lo que hay detrás. Mucho ruido. Se ha hablado tanto del Reglamento europeo de inteligencia artificial que parece que cualquier uso exige un abogado.

Lo que sí lo resuelve. Saber que el reglamento clasifica los usos por nivel de riesgo y que la mayor parte de lo que haría una empresa pequeña (redactar, resumir, extraer datos de un albarán) no es de alto riesgo. Para una pyme que usa IA, hoy importan sobre todo dos cosas:

• Formación del equipo. El artículo 4 obliga a adoptar medidas que apoyen la alfabetización en IA de quienes la utilizan. La reforma aprobada en 2026 (Reglamento UE 2026/1744) suavizó la redacción y aclaró que no se exige garantizar un nivel concreto en cada persona, pero no eliminó la obligación.
• Transparencia. Desde el 2 de agosto de 2026, los sistemas de IA que conversan con personas deben informarles de que están hablando con una IA, salvo que resulte evidente (artículo 50). Esa obligación recae sobre todo en quien desarrolla el sistema, así que, si usas el asistente de un proveedor, conviene comprobar que lo cumple.

Las obligaciones de los sistemas de alto riesgo del anexo III, que incluye, por ejemplo, el uso de IA para seleccionar personal, se aplazaron al 2 de diciembre de 2027. Si tu idea va por ahí, conviene pedir asesoramiento antes.

Lo que no lo resuelve. Esperar a que «se aclare todo». La parte que afecta al uso cotidiano ya está clara y ya se aplica.

4. «Lo nuestro está todo en papel»

Lo que hay detrás. La idea de que primero hay que digitalizarlo todo y que la IA llega después, como premio. Y la sensación de que eso supone meses de pasar papeles a un ordenador.

Lo que sí lo resuelve. Darle la vuelta al orden. Los asistentes actuales pueden leer la foto de un albarán, una factura o una nota escrita a mano, y transcribir un mensaje de voz. El papel puede ser la entrada, no el obstáculo. Una foto hecha con el móvil puede convertirse en una fila ordenada en una hoja de cálculo sin que nadie la teclee.

Lo mismo vale para el freno de la incompatibilidad (35,4 %): no hace falta sustituir lo que ya funciona. Muchas veces basta una capa pequeña que recoja la información de donde está y la deje donde se necesita.

Lo que no lo resuelve. Pensar que leerá todo a la perfección. Una letra difícil, una abreviatura que solo entiende quien la escribió o una foto mal hecha producen errores. Por eso, al principio, alguien tiene que revisar lo que la IA ha leído.

5. «Es caro»

Lo que hay detrás. Un freno real: casi la mitad de las empresas lo señala. No es una excusa.

Lo que sí lo resuelve. Separar el precio de la herramienta del coste de verdad. En un negocio pequeño, lo que más pesa suele ser el tiempo: aprender, probar, corregir y supervisar. Por eso conviene empezar por una sola tarea, con un alcance que se pueda evaluar en pocas semanas, antes de comprometer más tiempo o dinero.

Sobre las ayudas, conviene saber cómo están hoy. En Cataluña, la línea de cupones de ACCIÓ para la incorporación de IA, que financiaba un servicio de asesoramiento, ya cerró su convocatoria de 2026. En el ámbito estatal, el Plan IA360 del Gobierno prevé un bono empresarial de inteligencia artificial, con un piloto en el primer semestre de 2027 y una convocatoria general antes de que termine ese año. El propio plan indica que no financiará la mera suscripción a licencias. Puede ser útil más adelante, pero no conviene esperarlo para dar el primer paso, porque el primer paso no cuesta dinero.

Lo que no lo resuelve. Hacer números sin saber qué tarea vas a cambiar. Sin eso, cualquier presupuesto parecerá caro o sospechosamente barato.

Lo que la IA no va a hacer en una empresa de papel y boli

Para que el retrato sea completo, también hay que decir lo que no cambia:

• No ordena un proceso que nadie ha definido. Si cada persona hace la misma tarea de una forma distinta, la IA automatizará ese desorden.
• No sustituye a quien conoce a los clientes. Puede quitarle trabajo repetitivo; no puede saber lo que esa persona sabe.
• Se equivoca. Necesita a alguien responsable de revisar, sobre todo al principio.
• No compensa en todo. Una tarea que ocurre dos veces al mes probablemente no merece el esfuerzo de cambiarla.

Un primer paso que se da con papel y boli

Si el freno principal es no saber por dónde empezar, el primer paso no es tecnológico. Es observar. Y en una empresa de papel, lo más natural es hacerlo con papel.

Durante una semana, deja una hoja en la mesa de trabajo y apunta cada vez que ocurra algo de esto:

1. Alguien copia el mismo dato en dos sitios distintos.
2. Alguien busca un papel durante más de cinco minutos.
3. Alguien pregunta algo que ya está escrito en otra parte.
4. Hay que rehacer un documento porque faltaba información.

Al final de la semana, mira qué se repite más. Esa es tu pregunta concreta. Con ella, cualquier conversación sobre inteligencia artificial empieza en un sitio muy distinto: en tu operación, no en la herramienta.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el principal freno de las pymes españolas para usar IA?

La falta de conocimientos especializados. Según datos del INE de 2025 recogidos por el ONTSI, la señala el 82,4 % de las empresas de 10 o más personas empleadas que consideraron usar IA y no lo hicieron. Es también el primer freno en las microempresas.

¿Es cara la inteligencia artificial para una pequeña empresa?

El coste es un freno real, pero aparece en quinto lugar (47,4 %), por detrás de la falta de conocimientos, la protección de datos, las dudas legales y la calidad de los datos. En un negocio pequeño, el mayor coste suele ser el tiempo de aprender y supervisar.

¿Hay que digitalizar la empresa antes de usar IA?

No necesariamente. Las herramientas actuales pueden leer fotografías de documentos y transcribir notas de voz, así que el papel puede ser el punto de partida. Conviene revisar sus resultados, porque cometen errores con letra difícil o fotos de mala calidad.

¿Qué exige el Reglamento europeo de IA a una pyme que la usa?

Para la mayoría de usos cotidianos, adoptar medidas que apoyen la alfabetización en IA de quienes la utilizan (artículo 4) y asegurarse de que, cuando un cliente conversa con un sistema de IA, sabe que no habla con una persona (artículo 50, aplicable desde el 2 de agosto de 2026). Los sistemas de alto riesgo del anexo III tienen obligaciones adicionales, aplazadas al 2 de diciembre de 2027.

Fuentes

• ONTSI (Red.es). Indicadores de uso de inteligencia artificial en España. Edición 2026, datos 2025.
• INE. Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas.
• Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, texto oficial, artículo 28.
• Reglamento (UE) 2024/1689, de inteligencia artificial, texto oficial.
• Reglamento (UE) 2026/1744, Ómnibus digital sobre IA. DOUE de 24 de julio de 2026.
• ACCIÓ. Cupones ACCIÓ de innovación 2026.
• La Moncloa. Plan IA360, septiembre de 2026.

Si haces el ejercicio de la semana y quieres contrastar lo que sale, puedes escribir a rafael.vidal@isenzo-ia.com.